Як вчасно обробляти заявки клієнтів за допомогою CRM системи: стратегії та поради

Відтік клієнтів — одна із серйозних проблем будь-якого бізнесу, внаслідок якої компанія втрачає потенційний та реальний прибуток. Однією з причин такої ситуації є некоректна або несвоєчасна обробка заявок клієнтів.

Річ у тому, що конкуренція в кожному напрямі бізнесу висока, клієнт шукає більш вигідні для себе умови, в тому числі й з погляду на швидкість відгуку представників компанії, комфорту взаємодії. Нові клієнти теж одразу звертають увагу на швидкість відгуку. Тому лід CRM може залишитися лише лідом, а не стати реальним клієнтом.

Інтеграція CRM Kommo дозволяє автоматизувати більшість процесів обробки заявок, у результаті досягається закономірний розвиток компанії, збільшення прибутку. Однак для цього важливо вчасно розставити правильні цілі, завдання, сформувати документи, поставити нагадування, виставити рахунки. Насправді CRM надає набагато більше функцій та можливостей. Тому набір опцій підбирається під кожен проєкт індивідуально, щоб досягти максимального позитивного результату та вчасно обробляти замовлення.

Робота із заявками через CRM — актуальні можливості

CRM — це чудова можливість позбавити фахівців компанії більшості рутинних завдань, які забирають багато часу. Завдяки цьому оптимізуються всі робочі процеси, підвищується продуктивність кожного окремого співробітника, і підрозділів.

За допомогою CRM можна в автоматичному режимі приймати заявки, виконувати їхню ідентифікацію, заповнювати картки, проводити угоду поетапно, надсилати клієнтам шаблонні повідомлення. Тобто повністю автоматизувати обробку заявок.

Як своєчасно обробляти заявки клієнтів?

Щоб своєчасно обробляти заявки, необхідно застосовувати такі функції:

Створення заявки.

Хороше рішення — інтегрувати CRM із сайтом, месенджерами, профілями у соціальних мережах. Завдяки цьому картки будуть заповнюватися в повністю автоматичному або напівавтоматичному режимі. У кожній картці передбачено не лише окремий чат із клієнтом, а й вся історія взаємодії з ним. Це гарне рішення, як швидко обробляти заявки.

Історія взаємодії.

Використання цієї функції допомагає швидше та чіткіше розуміти потреби клієнта, його очікування. Маючи історію взаємодії, фахівець простіше та швидше обробляє заявку. Причому в цьому форматі вказується не тільки активність, а й інформація про пропущені вхідні дзвінки від клієнта, про кращі адреси та способи оплати, доставки.

Відстеження статусу.

За допомогою Коммо СРМ набагато простіше контролювати всі етапи проведення угод. Спеціаліст компанії отримує від системи повідомлення, коли угода переходить на наступний етап, і за необхідності далі підключається до роботи.

Аналітика.

Цю можливість неодмінно варто використати, щоб розуміти ефективність роботи як окремих працівників, так і цілих підрозділів. Завдяки якісній та грамотно структурованій статистиці є можливість застосовувати більш ефективні стратегії, виключати ті, що не дають очікуваного позитивного результату.

Таким чином, CRM застосовується на всіх етапах проведення угод, і навіть допомагає покращувати стратегії бізнесу, застосовувати нові методи, які будуть ефективнішими під конкретний напрямок діяльності.

Особливості застосування CRM для швидкої обробки заявок

Оптимізувати процеси через CRM насправді нескладно. Але потрібно чіткіше розуміти, як саме це працює:

Створення заявки.

Без СРМ лідогенерація йде із сайту. Після цього заявки потрапляють до адмінпанелі або на пошту до відділу продажу. Співробітники відділу продажу змушені регулярно перевіряти всі канали, створювати копії із заявок та переносити інформацію до окремих таблиць. Нерідко виникає у такому випадку ситуація, коли заявки дублюються чи губляться, подаються з хибними даними. При використанні CRM заявка автоматично завантажується в систему, де під угоду створюється картка з усією інформацією про клієнта та історію взаємодії з ним.

Контроль робочих процесів та розподіл навантаження.

Якщо компанія не використовує СРМ, то обов’язково призначається відповідальна особа, яка контролює обсяги заявок, що надходять, та їх розподіл на обробку між співробітниками. За допомогою CRM процес відбувається автоматично, причому розподіл іде оптимально за заданими спочатку параметрами.

Контроль за виконанням заявки.

Раніше фахівці вручну вводили дані про перехід угоди на новий етап у відповідній таблиці. Виключити помилку через людський чинник повністю не виходило, тому нерідко виникає плутанина та проблеми. В результаті клієнт залишається незадоволеним якістю сервісу та чіткістю виконання його заявки, шукає альтернативні точки продажу. За наявності СРМ ці проблеми повністю усуваються. Фахівці бачать чітку та актуальну інформацію щодо кожної угоди в режимі реального часу, оскільки перенесення на новий етап виконується автоматично CRM-системою.

Аналітика за допомогою CRM також виконується набагато простіше. Причому як у короткостроковому, так і довгостроковому періоді. У фахівців вивільняється час, який раніше витрачався на збір даних та їх приведення до зручного для сприйняття формату. Тепер ці рутинні завдання виконує CRM, причому ефективніше, ніж фахівець навіть дуже високої кваліфікації.

Сценаріїв, як грамотно використати СРМ, досить багато. Тому в кожному випадку потрібно індивідуально розглянути всі можливості, щоб отримати найкращий результат, підвищити мотивацію співробітників та лояльність клієнтів.